Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

MyFacio is een platform voor projectmanagement in de bouw- en renovatiesector. Wij verwerken persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Accountgegevens: e-mailadres en wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Organisatiegegevens: bedrijfsnaam, KVK-nummer, adres, IBAN
• Gebruiksgegevens: ingevoerde projecten, offertes, facturen en tenders
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype en sessie-informatie

3. Waarvoor gebruiken wij je gegevens?

• Het aanbieden en verbeteren van onze diensten
• Authenticatie en beveiliging van je account
• Het genereren van offertes, facturen en rapportages
• Het verwerken van geüploade documenten via AI-analyse (tender engine)
• Communicatie over je account en onze diensten

4. AI-verwerking

MyFacio gebruikt AI op twee plekken: voor het beantwoorden van vragen aan de Kennisdatabank en voor het extraheren van prijsinformatie uit geüploade aanbiedingen.

• Tekstuele AI-antwoorden verlopen via Groq (OpenAI-compatibele API). Alleen de fragmenten die relevant zijn voor de vraag worden verstuurd; er gaan geen persoonsgegevens mee en de inputs worden niet gebruikt voor modeltraining.
• Vector-embeddings voor semantisch zoeken worden gemaakt door een lokaal gehoste taalmodel (bge-m3 via Ollama) op onze eigen server binnen de EU. Er verlaat geen tekst onze infrastructuur voor dit doel.
• Document-parsing van geüploade PDF's gebeurt server-side en de geëxtraheerde tekst blijft binnen MyFacio.

5. Google Drive integratie

Als beheerder van een organisatie kun je optioneel je Google Drive koppelen om documenten automatisch in de Kennisdatabank te synchroniseren. Bij die koppeling geldt:

• Scope: wij vragen uitsluitend drive.readonly — alleen- lezen toegang. We kunnen niets in je Drive aanpassen of verwijderen.
• Bereik: alleen bestanden in de Drive-map die jij expliciet selecteert worden uitgelezen — niet je hele Drive.
• Opslag: we kopiëren de tekst van die bestanden naar onze database in de EU, gekoppeld aan jouw organisatie. De OAuth refresh-token wordt versleuteld opgeslagen om toekomstige syncs mogelijk te maken.
• Geen training: de inhoud van je Drive-bestanden wordt nooit gebruikt voor het trainen van AI-modellen en wordt nooit gedeeld met andere organisaties of derden.
• Intrekken: je kunt de koppeling op elk moment intrekken via Kennisdatabank → Drive disconnecten in MyFacio, en/of via je Google-accountinstellingen. Bij intrekken verwijderen we de tokens en stoppen de syncs. Eerder ge- importeerde documenten blijven beschikbaar tot je ze handmatig verwijdert.

6. Delen met derden

Wij delen je gegevens alleen met:

• Supabase — database en authenticatie (EU-datacenter in Ierland)
• Groq — AI-antwoorden op basis van kennisdatabank-fragmenten (geen persoonsgegevens)
• Google — alleen bij Drive-koppeling: OAuth-flow en bestandsdownload (alleen jouw eigen Drive)
• Mollie — betalingsverwerking voor abonnementen
• SMTP-server — verzenden van transactionele e-mails (op eigen infrastructuur)
• Cloudflare — beveiliging en afhandeling van het webverkeer; ziet daarbij je IP-adres
• Sentry — foutmeldingen uit de applicatie, zodat storingen zichtbaar worden. Hierbij kunnen een IP-adres, browsergegevens en de aangeroepen pagina worden meegestuurd
• Google Analytics — alleen als je daar toestemming voor geeft; zie hoofdstuk 10

Wij verkopen je gegevens nooit aan derden.

7. Bewaartermijnen

Je gegevens worden bewaard zolang je account actief is. Na verwijdering van je account worden je gegevens binnen 30 dagen definitief verwijderd, tenzij wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn (bijv. factuurgegevens: 7 jaar).

8. Je rechten

Op grond van de AVG heb je recht op:

• Inzage in je persoonsgegevens
• Correctie van onjuiste gegevens
• Verwijdering van je gegevens
• Overdraagbaarheid van je gegevens
• Bezwaar tegen verwerking

Neem contact op via [email protected] om je rechten uit te oefenen. Wij reageren binnen een maand.

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat recht heb je altijd, ook als je ons niet eerst hebt benaderd.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen (TLS 1.3), row-level security op databaseniveau, en strikte toegangscontrole.

10. Cookies en analytics

Functionele cookies zijn nodig om te kunnen inloggen en je sessie te bewaren. Die staan altijd aan; zonder werkt MyFacio niet. Ze vragen geen toestemming, omdat ze strikt noodzakelijk zijn.

Analytische cookies gebruiken we alleen als je daar bij je eerste bezoek toestemming voor geeft. Het gaat om Google Analytics, waarmee we meten welke pagina's worden bezocht. Zolang je geen toestemming hebt gegeven staat Google Consent Mode standaard op denied: er worden dan geen analytische of marketingcookies geplaatst en er gaan geen meetgegevens naar Google. Je IP-adres wordt bij het meten verkort.

Marketingcookies plaatsen we alleen na aparte toestemming. Op dit moment gebruiken we ze niet.

Je keuze wordt bewaard in je browser en je kunt hem op elk moment wijzigen of intrekken via cookievoorkeuren. Intrekken is net zo eenvoudig als geven, en heeft geen gevolgen voor je gebruik van MyFacio.

11. Contact

Vragen over deze privacyverklaring? Neem contact op via [email protected].